Відповідно до пункту 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. N 58, зареєстрованим у Мін’юсті 17.08.93 р. за N 110 (із змінами і доповненнями) (далі – Інструкція), у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі “Відомості про роботу” і дати запису у графі 3 записується: “Роботу припинено у зв’язку зі смертю”, далі заповнюється графа 4, в якій зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Слід зазначити, що дата наказу про припинення трудового договору, як правило, не збігається з датою смерті, втім датою припинення трудового договору, яку слід зазначити у графі 2 трудової книжки, буде дата смерті працівника, незалежно від того працював у цей день померлий чи ні.
Відповідно до статті 1227 Цивільного кодексу України суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини.
У випадку визнання працівника безвісно відсутнім або оголошення фізичної особи померлою відповідно до Цивільного кодексу України рекомендується у трудовій книжці цього працівника у розділі “Відомості про роботу” зробити запис “Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою”. Як і інші відомості про роботу цей запис супроводжується зазначенням на її порядковий номер, дату припинення трудового договору і посиланням на дату і номер наказу про припинення трудового договору (дата якого буде визначена у судовому рішенні) (за аналогією з пунктом 4.3 Інструкції).